[活用事例]Power Automate Desktopで何ができる?

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ピピンプイ
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Power Automate Desktopの主な機能として、Webサイトから情報を取得したり、サイトに情報を登録することができたり、Excel操作やExcelデータを他のExcelブックやアプリケーションに転記したり、PDFの操作やUI操作、条件設定、ループ処理等の自動化が簡単に作成できます。

詳しくは順を追って説明します。

はじめに


Power Automate Desktop(パワーオートメイトデスクトップ)とはMicrosoftのRDA(Robotic Desktop Automation)で予め用意されているアクションの組み合わせで、プログラミングの知識がなくても、業務プロセスなどを自動化する業務フローを簡単に作成できます。

Power Automate Desktopを使用することで、Web操作やExcel、PDFなどのアプリケーション、UI操作や条件設定、ループ処理等の自動化ができます。

今回は無料で業務自動化ができる、Microsoft Power Automate Desktopについて説明します。


RDAとはRobotic Desktop Automation(ロボティック・デスクトップ・オートメーション)の略です。
デスクトップでの作業をロボットが自動化する意味になります。

RPAとはRobotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略です。
作業工程をロボットが自動化する意味になります。

1.Power Automate Desktopのインストール方法

Microsoftのサイトから無料でダウンロードすることができます。
ダウンロード先はPowerAutomate.Microsoft.comです。
Windows 11の場合は標準で搭載されているので、インストール不要です。
Power Automate Desktopのインストール方法は該当記事はこちらのリンクか、下記の関連記事をご参照ください。

Microsoftのサイト

インストールすることにより、1台のパソコンで開発、管理、運用ができます。

クラウド型とは違いデスクトップ上で作動させるので、個々のパソコンにインストールする必要があり、デスクトップ上で実行する操作のみ使用できます。

2.Power Automate Desktopで何ができる?

Power Automate Desktopが得意な作業とは、業務が定型化されていて、定期的に発生する単調な繰り返し業務が向いています。

沢山のアクションから必要な項目を選んで配置するだけで、いろいろな操作が実行可能です。

例えば

Web操作

MicrosoftのEdgeやGoogleのChromeなどのブラウザーを操作することができます。

Webサイトから、Webデータを抽出することや、スクリーンショットの取得、Webフォームの入力などができます。

例えば行政が発信しているWebサイトから情報を取得して、Excelに貼り付けることや、クラウドの経理ソフトにExcelデータを自動転記することや、Webの労務管理ソフトを操作することもできます。

具体例

Webフォーム入力の基本操作

ブラウザーを起動して、指定したURLや、開いてあるWebページに接続し、自動でWebフォーム入力することができます。

Excelブックの内容をWebフォームに自動転記

ExcelブックのデータをWebサイトに登録することができます。

WebページをスクショしてExcelに貼る

WebページをスクリーンショットしてExcelブックに貼り付ける。

Excel操作

Excelの操作には専用のアクションが用意されています。

Excelの起動から保存、セルのコピーや貼り付け、セル内容の取得や書き込み、セルを検索して置換、ワークシートの操作、マクロの実行などができます。

Excelデータを他のExcelブックやアプリケーションに転記することができます。

Excelブックから必要な事項を取り出して、Power Automate Desktopに取り込み、別のExcelブックに転記することもできます。

具体例

Excelブックからセル内容を別のExcelブックに転記

Excelブックからデータを取り込み、別のExcelブックに様式を作成しておき、そこに取り込んだExcelのデータを転記します。
マクロの実行を使用して自動でワークシートのコピーを行います。

IFで条件を指定してExcel転記

特定の条件を指定して、Excelブックに転記します。

数値を比較してExcel転記

Power Automate Desktopに数値を設定して、Excelブックの数値と比較し、該当した場合は別のExcelブックに転記します。

Excelブックのデータを列単位で別のExcelブックに転記

Excelブックから必要なデータをPADに読み取り、アクションのFor eachを使用して、Excelブックから読み取ったデータを、行数分1行ずつ繰り返す処理を行い、繰り返している行から必要なデータを別のExcelブックに列単位で転記します。

入力ダイアログを使用して、行単位のExcel転記

条件に合致した1行を別のExcelブックに転記する方法をご紹介します。
ExcelブックをPADに取り込み、「入力ダイアログ」に入力し、該当した行を別のExcelブックに転記します。

複数のExcelブックからExcel転記

複数のExcelブックからセル内容をデスクトップ用PowerAutomateに読み取り、別のExcelブックのセルに転記。

ファイルやフォルダーの操作

ファイルやフォルダーの操作アクションも豊富に用意されています。

ファイルやフォルダーのコピー、移動、削除や名前の変更、CSVファイルのデータテーブルの読み込みや書き込みも行えます。

Power Automate Desktopで、簡単に圧縮ファイルの作成と、解凍を実行するフローを構築できます。

具体例

複数のフォルダーを一括作成

Excelブックにフォルダー名を入力し、その名前の数だけフォルダーを自動で作成する方法。

ファイルの圧縮と解凍

ファイルの選択ダイアログでユーザー自身がファイルを選択して、そのファイルをZIPファイルに圧縮及び解凍する方法。

アプリケーションの操作

Excel以外にもアプリケーションの操作で、WordやPDFなどのソフトウェアを操作することができます。

Excelには独自のアクションが設定されていますが、Wordなど他のソフトウェアは「システムのアプリケーションの実行」で呼び出せます。

呼び出したアプリケーションをUIオートメーションで操作することができます。

具体例としてPDFのアプリケーションの操作方法を掲載しています。

ExcelデータをPDFに転記

Excelで作成したデータをPower Automate Desktopに取り込み、PDFに転記します。

メールの送信

  • Excelで送付リストを作成して、Outlookでメールを送信できます。

レコーダー機能

  • デスクトップ上での操作をPower Automate Desktopのレコーダーで記録し、アクションが作成されて、フローを構築し、デスクトップから記録した操作をリアルタイムで編集できます。
    Excelのマクロの記録の機能に似ています。

その他にも、マウスやキーボード操作を記録しておき、いつでも同じ作業を実行できます。

3.あらかじめフローのサンプルが用意されています

Power Automate Desktopでは、自分でアクションの設定をしなくても、予めフローのアクションが配置された、サンプルが用意されています。

フローコンソールの自分のフローの横に「フローの例」が表示されています。

サンプルカテゴリは3つで、Excelの自動化、Webオートメーション、デスクトップオートメーションのフローが全部で19件作成されています。
サンプルフローを起動するだけで、目的のフローが配置されます。

サンプルの使い方

自分でアクションの設定をしなくても、予めフローのアクションが配置された、サンプルが用意されています。
サンプルの使い方を説明します。

4.作成したプログラムを別のパソコンに移す

Power Automate Desktopで作成したプログラムを、別のパソコンに移して共有することもできます。

共有とバックアップ

フローを別のパソコンに移して、他の人と共有する方法とフローのバックアップ方法。

5.Power Automate Desktopの使い方と機能説明

当サイトで、基本的な使い方と機能の説明を掲載しています。

使い方と機能説明

PowerAutomateDesktopの基本的な使い方と機能の説明。

デバッグ機能やアクションの無効化

フロー構築に便利なデバッグ機能や、アクションの無効化、フローを途中から実行する方法。

・サブフロー

サブフローとはアクションが集まった、1つのグループです。
アクション数が多くなり、フローの内容が複雑になると、管理が大変になります。
そこで、同じグループのアクションをサブフローに割り当てることで、フローの管理が簡単にできます。

その他のPower Automate Desktopの使い方は、当サイトの記事のまとめページに掲載しています。

最後に


Power Automate Desktopを使用することで、日常的な反復業務等を自動化することで人的ミスが減り、作業時間も短縮することが出来ます。

業務の効率化や時間短縮で、残業を減らしたり、同じことの繰り返しでイライラしなくなったり、自動化することで人的ミスが減りストレスなく、仕事をスムーズに進めることができたりと、操作方法を覚えるまでが大変ですが、これからも使用方法などを掲載していきたいと思います。

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