Microsoft Bookings [簡単] 予約ページの作り方と使い方

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ピピンプイ
ピピンプイ

今回はMicrosoft Bookingsを使用して、特定の日時に予約を入れられる、予約ページの作り方をご紹介します。

例として、税理士事務所が税務相談に応じる予約ページをWebサイトに掲載して、顧客が特定の人に相談予約を入れられる予約ページを作成します。

Microsoft Bookings とは

Microsoft Bookings は、Microsoft 365 のアプリの1つで予約設定や管理を容易にするスケジューリングのためのサービスです。

予約を受ける際の詳細や予約のための条件を簡単にカスタマイズできます。

特徴としては以下の点があります。

①Microsoft 365 または Office 365 の予定表とも連動しているので、空き時間をすぐに、しかも正確に見つけることができ、ダブルブッキングの防止もできる。

②予定の調整に要する時間を減らして、本来の顧客との時間やサービスの提供に充てることができる。

③簡単に予約ページを作成、日程をカレンダーに表示することができ、日付と時間の管理が容易になる。

④Webサイトなどから、顧客が予約ページに簡単にアクセスし、予約を入れると確認のメールが自動で送信される。

⑤簡単操作で、顧客自身が、オンラインよりスケジュールを変更、キャンセルすることができる。

Microsoft Bookingsは、次のサブスクリプションで使用できます。

  • Office 365: A3、A5、E1、E3、E5、F1、F3
  • Microsoft 365: A3、A5、E1、E3、E5、F1、F3、Business Basic、Business Standard、Business Premium

Microsoft 365 Business StandardはAmazonでも購入できます。

Microsoft 365 Business Standard(最新 1年版)|オンラインコード版| Win/Mac/iPad|各5台|オンラインコード版

※個人でもMicrosoft 365 Business Standardを使用することができます。

予約ページ

予約ページのカレンダーを公開して、サービスを予約できるようにします。

予約ページを公開すると、顧客には予約ページが表示され、そこで予定を予約できます。

予約ページの完成1
予約ページの完成2

1.新しいカレンダーを作成

1.Microsoft 365 で、アプリから「Bookings」を選択します。

Bookingsを選択

2.最初から作成をクリックします。

※既存の予定表がある場合はコピーして作成できます。

新しいカレンダーを作成
新しく作成

3.名前、ロゴ、業種、勤務時間を入力します。

※ここで入力した項目は、後で変更することができます。

手順1の新しいBookingsの予定表を作成

4.スタッフを追加します。
検索しても出てこない場合は「ディレクトリ検索」をして登録します。

※後でスタッフを追加できます。

スタッフの招待

5.予約時間を設定します。

※後で変更できます。

サービスのセットアップ

6.予約できるユーザーを選択します。
今回はすべての顧客が予約できるように、「すべてのユーザー」を選択します。

※後で変更できます。

予定を予約できるユーザーを選択する

2.予約ページの設定

予約ページの設定や管理を行います。

予約ページの設定

  1. 左側のナビゲーション ウィンドウで、「予約ページ」を選択します。

「あなたの予約ページ」から、これから作成する予約ページを確認しながら調整していきます。

予約ページへのリンクを「メール」で共有したり、Twitter、Facebookページに「今すぐ予約」を追加することができます。
「</>埋め込み」から、リンクを自社のWeb サイトに埋め込むこともできます。

予約ページの設定

設定を変更したら、保存をクリックします。

ビジネスページのアクセスの制御

「検索エンジンが予約ページのインデックスを直接作成できないようにする」にチェックを入れます。

チェックを入れると、検索エンジンの検索結果にページが表示されなくなります。

顧客データの利用の承諾

顧客データの利用の承諾にチェックを入れ下に文章を書き込むと、データを使用することに対する顧客の同意を求めるテキストが予約ページに表示されます。

顧客がボックスにチェックを入れないと、予約できない仕様になります。

例えば、個人情報の利用許諾や予約前の注意点など、同意が必要な項目を列挙します。

規定のスケジュールポリシー

時間の間隔

  • 1人当たりの予約可能な時間を設定します。

最小リードタイム

  • 予約した後の、予約日から何時間前にキャンセルできるかを設定します。
  • 最小リードタイムを0時間に設定すると、顧客が開始時刻まで予約をキャンセルできるようになります。
  • 24時間に設定すると、24時間前までキャンセル可能になります。
最小リードタイムを24時間に設定

24時間が過ぎるとキャンセルできなくなります。

キャンセル不可

最大リードタイム

  • 最大リードタイムは、予約が可能な最も先の日数を設定します。

この予約ページの設定は、個別ではなく全体のページ設定になります。

後でサービス毎に個別設定することができます。

例えば、個人の顧客や法人の顧客ごとに設定することができます。

規定のスケジュールポリシー

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

特定の時間範囲と日付範囲を設定するオプションです。

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

予約期間が決まっている場合はここに開始日と終了日を設定することで、予約可能期間を設定することができます。

祝日の予約をできないように設定するには、終了に祝日の前日を設定し、「+ 特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定」を選択して”次の日付の予約対応時間”の欄を増やし、増やした次の日付の予約対応時間の「開始」欄に祝日の次の日を入力して設定します。

例えば2022/9/23が祝日の場合は23日を除いて設定します。

祝日の設定

ページをカスタマイズ

配色やロゴの表示などの設定を行います。

ページをカスタマイズ

3.顧客

予約ページから予約した顧客の管理ができます。

顧客管理

4.スタッフ

1.スタッフを追加する場合は左側のナビゲーション ウィンドウで、「スタッフ」を選択します。
2.「+新しいスタッフの追加」をクリックします。

新しいスタッフの追加

登録ユーザーを追加する

すでに登録しているユーザーがいる場合は、「ユーザーまたはグループを検索」をクリックして、ユーザー名を入力しスタッフとして登録します。

名前を入力して該当なしの場合はディレクトリの検索をします。

スタッフの検索

新たにスタッフを追加

新たにスタッフを追加する場合は必要事項を入力します。

スタッフの追加

勤務時間を使用しないで、個別に予約可能な時間の設定もできます。

注意点として、メールアドレスを設定しないとスタッフを追加することができません。

有効なメールアドレスを入力してください

メールアドレスがない場合は下記を参考に作成できます。

スタッフの追加

メールアドレスがない場合は管理者用の管理からExchangeの「共有メールボックスを追加」で取得できます。

Exchangeを選択
共有メールボックス
共有メールボックスの追加

5.サービス

サービスは外部向けの予約ページがどのように表示されるか、又はどのように予約するかを設定する場所です。

予約ページをカスタマイズして公開すると、顧客はそれを使用して予定を予約します。

予約ページ

予約ページのサービス毎に設定することができます。

サービスを選択

1.サービスを追加する場合は左側のナビゲーション ウィンドウで、「サービス」を選択します。
2.「+新しいサービスの追加」をクリックします。

新しいサービスの追加

作成したサービスの順番の変更は、対象のサービスをドラッグしながら上下に移動し、ドロップします。

基本の詳細情報

基本情報を入力します。

基本の詳細情報

サービス名、説明、長さ、価格は予約ページのサービスの選択画面に表示されます。

予約ページ
サービスを選択

長さ

長さには、顧客の対応時間を入力します。

バッファー時間

予定の開始前、予定の終了後、またはその両方にバッファー時間を設定して、スタッフが次の予定の準備に必要な時間を設定することができます。

価格の設定を行います。

価格設定

メモは予約ページには表示されません。

空き時間のオプション

空き時間のオプションで、サービス毎に予約時間を設定できます。

空き時間のオプション

時間の間隔

  • 1人当たりの予約可能な時間を設定します。

最小リードタイム

  • 予約した後の、予約日から何時間前にキャンセルできるかを設定します。
  • 最小リードタイムを0時間に設定すると、顧客が開始時刻まで予約をキャンセルできるようになります。
  • 24時間に設定すると、予約時間の24時間前までキャンセル可能になります。
最小リードタイムを24時間に設定

24時間が過ぎるとキャンセルできなくなります。

キャンセル不可

※顧客に送られる確認メール

最大リードタイム

  • 最大リードタイムは、予約が可能な最も先の日数を設定します。

空き状況

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

特定の時間範囲と日付範囲を設定するオプションです。

特定の日付の範囲に対して別の予約対応時間を設定

予約期間が決まっている場合はここに開始日と終了日を設定することで、予約可能期間を設定することができます。

※祝日の設定方法は上記の「規定のスケジュールポリシー」を確認願います。

スタッフの割り当て

顧客が特定のスタッフを選択して予約する場合はチェックを入れます。

サービスに割り当てるスタッフを選択します。

サービスにスタッフを割り当てる
予約ページ
スタッフを選択

カスタムフィールド

顧客情報

カスタムフィールドの設定

顧客に入力してほしい情報を必須に設定できます。

予約ページ
顧客情報の入力

必須のチェックを外したので、住所とメモが任意に設定されています。

ユーザー設定フィールドを追加

予約ページに「ドロップダウンの質問」と「テキストの質問」を追加できます。

予約ページ
予約ページのカスタムフィールド

上がドロップダウンの質問、下がテキストの質問のカスタムフィールドです。

カスタムフィールドから、ユーザー設定フィールドを追加をクリックします。

ユーザー設定フィールドを追加

ドロップダウンの質問

ドロップダウンの質問は顧客に該当する項目を選択してもらいます。

タイトルを入力して、質問の選択内容を「+オプションを追加する」をクリックし内容を入力します。

ドロップダウンの質問

質問を作成した後に、質問の順番を変更したい場合は右上の↓↑で入れ替えられます。
ゴミ箱マークで質問を消去できます。

テキストの質問

顧客に質問の回答を求める場合に使用します。

テキストの質問
カスタムフィールド作成後
カスタムフィールド作成後

カスタムフィールド作成後に、予約ページに掲載する場合は選択にチェックを入れます。

通知

予約ページで予約した顧客宛に確認メールを送信します。

確認メールの設定をすることができます。

通知の設定

確認メールに追加情報を追加することができます。

確認メール
通知の確認

例えば自社サイトのURLや注意事項などの追加情報を掲載できます。

6.勤務先情報

勤務先情報には、関連する名前、住所、電話番号、Web サイトの URL、プライバシー ポリシーの URL、ロゴ、営業時間が設定できます。

勤務先情報

予約ページへの反映のしかた

勤務先情報の設定

上記の勤務先情報に①名前、②勤務先電話番号、③WebサイトのURL、④利用規約のURLを入力すると下記のように、予約ページに反映されます。

予約ページ
予約ページの勤務先情報

「⑤プライバシーポリシーのURL」を追加した場合の反映のしかた

予約ページ
プライバシーポリシー

「①名前」が無くなり「⑤プライバシーポリシーのURL」のリンクが生成されます。

7.予定表の削除

Bookingsの予定表を削除するには、Microsoft365管理センターの「アクティブなユーザー」から削除したい予定表(ユーザー名)を選択して、「ユーザーの削除」を行います。

Microsoft365管理センター
アクティブなユーザー

以上でMicrosoft Bookings 予約ページの作り方をご紹介しました。

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