今回はデスクトップ用Power Automateを使用して、フォルダー内のファイルを指定したフォルダーに自動で仕分けしていく方法をご紹介します。
例として請求書フォルダーに入っている、会社名が入った請求書を別の会社名が入ったフォルダーに自動で仕分けしていく方法をご紹介します。
今回は1箇所にまとめられた請求書ファイルのフォルダーから、別の会社名の入ったフォルダーに自動仕分けしていきます。
1.請求書のフォルダーを用意します。
2.会社名が入った請求書を請求書フォルダーに入れます。
3.会社名が入ったフォルダーを用意します。
4.デスクトップ用Power Automateを実行して請求書フォルダーから会社名フォルダーに自動仕分けします。
株式会社ピピンプイ
社団法人青森飛鳥
1.フォルダー内のファイルを取得
「フォルダー内のファイルを取得」のアクションで請求書が入ったフォルダーを選択して、請求書ファイルを取得します。
1.アクションの「フォルダー」から「フォルダーのファイルの取得」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。
○フォルダー：請求書が入ったフォルダーを選択します。
※右にあるフォルダーアイコンから選択できます。
○ファイルフィルター：*
※取得するファイルに制限をかける場合は、*.の後に拡張子を入力します。
pdfのファイル名だけにテキストを追加したい場合は*.pdfと入力します。
今回は制限をかけませんでした。
○サブフォルダーを含める場合はチェックを入れます。
○生成された変数「Files」は次のアクション「For each」に使用します。
2.For each
For eachを使用して、請求書フォルダー内のファイルの数だけ繰り返し処理を行います。
1.アクションの「ループ」から「For each」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。
反復処理を行う値：%Files%
「フォルダー内のファイルを取得」で生成された変数%Files%を入力します。
生成された変数：%CurrentItem%
3.IF
「If」アクションを使用して、請求書フォルダーの中にある、こちらが設定したファイル名をIFで探します。
最初のオペランド（請求書フォルダー）と2番目のオペランド（請求書ファイルの会社名）を演算子の次を含むで探します。
1.アクションの「条件」から「IF」を「For each」の下にドラッグします。
・最初のオペランド：For eachで生成された変数%CurrentItem%を入力します。
・演算子：「次を含む」を選択します。
・2番目のオペランド：株式会社ピピンプイと入力します。 会社名で自動仕分けしていきます。
※フォルダーに自動仕分けする、会社名を入力します。
4.ファイルの移動
Ifの条件を満たしたファイルを「ファイルの移動」アクションで指定したフォルダに移動させます。
1.アクションの「ファイル」から「ファイルの移動」を「If」の下にドラッグします。
・移動するファイル：For eachで生成された変数%CurrentItem%を入力します。
・宛先フォルダー：移動先のフォルダーを選択します。
・ファイルが存在する場合：今回は「何もしない」を選択しました。
その他にも「上書き」を選択することもできます。
5.Else if
次に別の会社名を設定します。
1.アクションの「条件」から「Else if」を「ファイルの移動」の下にドラッグします。
・最初のオペランド：For eachで生成された変数%CurrentItem%を入力します。
・演算子：「次を含む」を選択します。
・2番目のオペランド：社団法人青森飛鳥と入力します。
※移動したいファイルの会社名を入力します。
6.ファイルの移動
上記と同じように、Ifの条件を満たしたファイルを「ファイルの移動」アクションで指定したフォルダに移動させます。
1.アクションの「ファイル」から「ファイルの移動」を「Else if」の下にドラッグします。
・移動するファイル：For eachで生成された変数%CurrentItem%を入力します。
・宛先フォルダー：移動先のフォルダーを選択します。
・ファイルが存在する場合：今回は「何もしない」を選択しました。
その他にも「上書き」を選択することもできます。
以上でフォルダー内のファイルを指定したフォルダーに自動仕分けする方法をご紹介しました。