Power Automate Desktop 複数のExcelブックからデータを取り出す

ピピンプイ

今回は複数のExcelブックから必要なデータを取り出し、新規のExcelブックに転記する方法をご紹介します。
手作業で複数のExcelブックを開いてコピーして、別のExcelブックに貼り付けるのは大変ですよね。
Power Automate Desktopなら自動化することができます。
例として複数の請求書の品名・数量・単価・金額のデータを新規のExcelブックに転記します。

○9月の請求書（Excelブック1つにワークシート２つ）

○10月の請求書（Excelブック1つにワークシート２つ）

○請求書からデータを取り出し、新規のExcelブックに転記

完成フロー

1.カスタムフォームを表示

「カスタムフォームを表示」アクションを使用して、ファイルを選択できるフォームを作成します。

1.アクションの「メッセージボックス」から「カスタムフォームを表示」をワークスペースにドラッグします。

追加するアクション

2.パラメータ選択の「カスタムフォームデザイナー」をクリックします。

3.フォーム要素の「入力」「要素」「アクション」から必要な要素をフォーム構造にドラッグ＆ドロップします。

今回使用するフォームの要素は
・テキストブロック（フォームのタイトルに使用）
・ファイル入力（最初と2番目のファイルを選択）
・切り替え入力（さらに別のファイルを選択する）
・送信（ファイル選択後の処理）

テキストブロック

フォーム内容をタイトルでお知らせします。

ID:Title
テキスト：PADに読み取るファイルを選択してください。
太さ：ボルダー

ファイル入力

ファイルを選択できるように「ファイル入力」を設置します。

ID:FirstFile
ラベル：最初のファイルを選択します。
検証：必須
エラーメッセージ：ファイルが選択されていません。
ファイルを選択しないで、「OK」ボタンを押した場合にエラーメッセージが表示できるように設定します。

切り替え入力

変数に値のTrueが含まれている場合、別のファイルを選択するように設定します。

ID:AnotherFile
タイトル：さらに別のファイルを選択しますか？
有効時の値：True
無効時の値：False

送信

フォームの最後に「送信」ボタンを押して処理を実行します。

ID:Submit
タイトル：Ok

2.新しいリストの作成

「新しいリストの作成」で作成した変数に「カスタムフォームを表示」で選択したファイルを取り込みます。

1.アクションの「変数」から「新しいリストの作成」をワークスペースにドラッグします。

追加するアクション

変数を「File」に変更します。
※自分で解りやすい変数名に変更します。

3.If

次に、上記の「カスタムフォームを表示」で作成したフォームをキャンセルした場合に、それ以降の処理を行わないようにIFで処理します。

1.アクションの「条件」から「If」をドラッグします。

追加するアクション

・最初のオペランド：カスタムフォームを表示で生成された変数 %ButtonPressed% を入力します。
｛☓｝から選択することが出来ます。

・演算子：と等しくない(<>) を選択します。

・2番目のオペランド：Cancel と入力します。

IFの条件分岐で、キャンセルではない(等しくない）場合に処理が実行されます。
キャンセルした場合は、処理が中断されます。

4.項目をリストに追加

カスタムフォームを表示した後、選択したファイルを「新しいリストの作成」で作成したリストに保存します。

1.アクションの「変数」から「項目をリストに追加」をドラッグします。

追加するアクション

「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData[‘FirstFile’]%に入っているファイルを「新しいリストの作成」で作成した%File%に格納します。

5.変数の設定

「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData[‘AnotherFile’]%を変数の設定でAnotherFileに値（TrueかFalse）を設定して、AnotherFile変数に値Trueが含まれている限り、ループを繰り返すように設定します。

1.アクションの「変数」から「変数の設定」をドラッグします。

追加するアクション

「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData[‘AnotherFile’]%を変数の設定でAnotherFileに値を設定します。
後でIFのアクションを使用して、Trueで処理を実行して別のファイルを選択できるようにします。

6.ループ条件

AnotherFile変数に値のTrueが含まれている限り、ループを繰り返すようにします。

1.アクションの「ループ」から「ループ条件」をドラッグします。

追加するアクション

・最初のオペランド：True

・演算子：と等しい(＝) を選択します。

・2番目のオペランド：True

7.If

最初のファイルだけ選択して、2つ目のファイルを選択しなかった場合に、「別のファイルを選択する」のループから抜けるか、さらに別のファイルを選択した場合の処理の設定を行います。

AnotherFileにTrueが格納されている場合にファイルの選択を求める処理を行います。

1.アクションの「条件」から「If」をドラッグします。

追加するアクション

・最初のオペランド：変数の設定で設定した変数 %AnotherFile% を入力します。
｛☓｝から選択することが出来ます。

・演算子：と等しい(＝) を選択します。

・2番目のオペランド：Trueと入力します。

8.カスタムフォームを表示

別のファイルを選択できるようにします。

1.アクションの「メッセージボックス」から「カスタムフォームを表示」をワークスペースにドラッグします。

追加するアクション

2.パラメータ選択の「カスタムフォームデザイナー」をクリックします。

・ID:AdditionalFile
・ラベル：別のファイルを選択してください。
・検証：必須

・ID:AnotherFile
・ラベル：別のファイルを選択しますか？
・タイトル：はい
・有効時の値：True
・無効時の値：False

・ID:Submit
・タイトル：Ok

※別のファイルを選択しなかった場合：Falseになります。

9.項目をリストに追加

カスタムフォームを表示した後、選択したファイルをリストに保存します。

1.アクションの「変数」から「項目をリストに追加」をドラッグします。

追加するアクション

「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData2[‘AdditionalFile’]%に入っているファイルを「新しいリストの作成」で作成した%File%に格納します。

10.変数の設定

2回目の「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData2[‘AnotherFile’]%を変数の設定でAnotherFileに値（TrueかFalse）を設定して、AnotherFile変数に値Trueが含まれている限り、ループを繰り返すように設定します。

1.アクションの「変数」から「変数の設定」をドラッグします。

追加するアクション

「カスタムフォームを表示」で生成された変数%CustomFormData2[‘AnotherFile’]%を変数の設定でAnotherFileに値を設定します。

11～12.Elseとループを抜ける

ファイルを選択しなかった場合に、「別のファイルを選択する」のループから抜けます。

1.アクションの「条件」から「Else」をドラッグします。
2.アクションの「ループ」から「ループを抜ける」をドラッグします。

13～14.End

ループ条件とIfのEndの配置を確認します。

15.Excelの起動

アクション「Excelの起動」で請求書に記載されている内容を新規のExcelブックに転記するために、Excelの起動を設置します。

1.アクションの「Excel」から「Excelの起動」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

追加するアクション

・Excelの起動：空のドキュメントを使用

・生成された変数をExcelに変更します。
（自分で判りやすい変数名に変更できます。）

16.変数の設定

上記のExcelの起動で転記する際に、次の行に自動で移動できるように変数を設定します。

1.アクションの「変数」から「変数の設定」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

追加するアクション

・変数の値：1

17.Loop

Excelブックの数だけ「ループ」するように設定します。

追加するアクション

1.アクションの「ループ」から「Loop」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

・開始値：0
・終了：%File.Count-1%
・増分：1

18.Excelの起動（転記元のExcelブック）

カスタムフォームで選択したExcelブック（請求書）が、新しいリストで作成した変数「File」に格納されているので、Excelの起動で開きます。

追加するアクション

1.アクションの「Excel」から「Excelの起動」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

・ドキュメントパス：%File[LoopIndex]%
LoopIndexを使用してExcelブックの数だけループ処理します。

19.すべてのExcelワークシートの取得

LoopアクションでExcelブック（請求書）のワークシートの数だけループ処理するため、「すべてのExcelワークシートの取得」から生成されたSheetNames.Countを取得します。

SheetNames.Countにはワークシートの数が格納されているので、その数を利用してループ回数を自動で決定します。

追加するアクション

1.アクションの「Excel」の「詳細」から「すべてのExcelワークシートの取得」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

・Excelインスタンス：%ExcelInstance%

20.Loop

LoopアクションでExcelブック（請求書）のワークシートの数だけ、ループ処理します。

今回は各請求書に2つのワークシートが作成されています。

追加するアクション

1.アクションの「ループ」から「Loop」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

・開始値：１

「次と共にワークシートをアクティブ化」をインデックスに設定する場合、インデックス番号は1から始まりますので、開始値に1を入力します。

・終了：%SheetNames.Count%

SheetNames.Countのカウント数だけ、ループさせます。

%SheetNames.Count%の選択方法
①パラメータ選択の終了：右側の{☓}をクリックします。
②SheetNamesの▷をクリックします。
③.Countをクリックして選択した状態にします。
④選択をクリックします。

・増分：1
ループの数を1ずつ増やしていきます。

フロー番号21で使用する「アクティブなExcelワークシートの設定」のワークシートインデックスに今回生成された変数LoopIndexを使用します。

21.アクティブなExcelワークシートの設定

Excelブックから読み取りたい、ワークシートを設定します。

今回は全てのワークシートからExcelDataを取得します。

追加するアクション

1.アクションの「Excel」から「アクティブなExcelワークシートの設定」をワークスペースにドラッグ＆ドロップします。

・Excelインスタンス：%ExcelInstance%

・次と共にワークシートをアクティブ化：インデックス
ワークシートを左から順番にインデックス番号で開いていきます。

・ワークシートインデックス：%LoopIndex%
すべてのワークシートを開くために、ワークシートインデックスにLoopで生成された変数LoopIndexを使用し、ループの回数でインデックスの番号を取得します。