[Microsoft Forms] 使い方と活用事例(確認テストと質問の回答)

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ポピン
ポピン

今回、育児・介護休業法の改正で、産後パパ育休の研修を行うのですが、研修内容の確認テストと質問を受け付けたいと思っています。
リモートで参加する人や、当日会場で確認テストを実施する時間が無いので、後日期限を決めて提出することになりました。

簡単に確認テストが作成できて、皆に送信する方法は無いですか?

ピピンプイ
ピピンプイ

ありますよ。

Microsoft365のFormsを使えば、簡単にアンケートや確認テストを作成でき、そのまま皆に送信できます。

Formsはテストやアンケート、クイズ、投票、招待状など、データの集計や質問の回答などのフォームを簡単に作成できます。

Microsoftアカウントがあれば無料で使用できます。
ただし無料版には、フォーム/テストの回答数の受け取りが、200までに制限されています。
有料の場合は最大1,000まで増えます。

今回は研修終了後にどれだけ理解できたか、確認のテストの実施と研修内容の評価をFormsを使用して作成します。

作成したFormsをメールで送信し、解答を返信してもらいます。

下記のようなFormsを作成していきます。

Formsの完成形1
Formsの完成形2
Formsの完成形3
Formsの完成形4

順を追って説明します。

1.Formsの起動

Microsoftアカウントにログインして、Formsのアプリを起動します。

Formsのアプリを使用して、研修内容の確認テストを作成します。

1.最初に、MicrosoftのWebサイトの「Microsoftアカウント」にログインします。

Microsoft アカウント | Sign In or Create Your Account Today – Microsoftからログインします。

2.ログインした後に、すべてのアプリをクリックします。

Microsoft365の起動

3.すべてのアプリからFormsのアプリを起動します。

Formsの起動

4.新規作成の「新しいフォーム」をクリックします。

新しいフォームの選択

多数のテンプレートが用意されていますが、今回は新規で作成していきます。

2.タイトルと説明の入力

最初に確認テストのタイトルと説明を入力します。

タイトルと説明の入力画面

1.無題のフォームをクリックします。

無題のフォームを選択

2.無題のフォームフォームの説明をクリックして、入力します。

タイトルと内容説明の記入

無題のフォームにタイトルを入力します。
今回はタイトルを太字にしたいので「B」をクリックします。

フォームの説明には、このフォームの内容や最初に説明したいことなどを記入します。
今回は確認テストの概要と提出日を記入しました。

タイトル
改正育児・介護休業法についての研修内容確認テスト

フォームの説明
2022年10月1日施行から育児・介護休業法が改正されます。
研修に伴って、改正育児・介護休業法の理解度を確認いたします。
5月31日までに確認テストを実施し、「送信」を押して、提出をお願いします。

フォームのタイトルがファイル名になります。
タイトルに画像を挿入することもできます。

3.確認テストの作成

タイトルとフォームの説明を入力したら、次に確認テストを作成します。

今回は新規追加の項目の「選択肢」、「テキスト」、「評価」を使用します。

3-1.選択肢の追加

まずは問題文を読んで、語群から解答を選択してもらう問題を作成します。

選択肢の追加

1.新規追加をクリックします。

新規追加
新規追加から項目を選択

2.新規追加の選択肢をクリックします。

選択肢を選択します
選択肢の追加

1.質問の箇所に問題を入力します。

オプション名に解答を入力します。
解答数を4つにしたいので、2つオプションを追加します。

解答を必須にしていので、右下にある「必須」をクリックします。

質問の作成

[産後パパ育休]
子の出生後8週間以内に何週間まで育児休業を取得することができますか。

2週間
3週間
4週間
5週間

ピピンプイ
ピピンプイ

選択肢を使用する、残りの問題も作成していきます。

例題を載せますので、良ければ参考にしてください。

厚生労働省の育児・介護休業法についてを参考に問題を作成しました。

厚生労働省作成の産後パパ育休の創設
厚生労働省作成の産後パパ育休の創設 実務上のポイント

出典:厚生労働省ホームページ (https://www.mhlw.go.jp/content/11900000/000851662.pdf

産後パパ育休は、何回分割して取得することができますか。

分割できない
2回
3回
4回

産後パパ育休の申出を分割して取得する場合は、1回目の申出時に、出生後8週間のうちいつ休業し、いつ就業するかについて、初回の産後パパ育休の申出の際にまとめて申し出ることが必要か。

必要
不必要

労使協定を締結している場合に、労働者と事業主の個別合意により、事前に調整した上で休業中に就業することは可能か。

可能
不可能

有期雇用労働者については、子の出生の日から起算して、8週間を経過する日の翌日から何ヶ月を経過する日まで、契約が満了することが明らかでない場合に、産後パパ育休の対象になりますか。

3ヶ月
6ヶ月
9ヶ月
12ヶ月

[育児休業取得率の公表]
育児休業の取得の状況の公表の義務付けは、常時雇用する労働者数が何人超の事業主に対して公表を義務付けていますか。

100人
500人
1000人
1500人

[不利益な取り扱いとハラスメントの禁止]
育児休業等の申し出・取得を理由に、事業主が解雇や退職強要、正社員からパートへの契約変更等の不利益な取り扱いを行うことは禁止されているか。

禁止されている
禁止されていない

妊娠・出産の申し出をしたこと、産後パパ育休の申し出・取得、産後パパ育休期間中の就業を申し出・同意しなかった等を理由とする不利益な取り扱いは禁止されているか。

禁止されている
禁止されていない

ここまでで、どのような形式でフォームの内容が作成されているか、プレビューで確認できます。

プレビューの選択

3-2.選択肢の追加 複数回答

次は選択肢の問題で、答えを複数選んで解答する問題を作成します。

選択肢の追加 複数回答

1.上記と同じように、新規追加の選択肢をクリックします。

2.必要事項を入力して、「複数回答」をクリックします。

複数回答の選択

質問内容を入力します。
労使協定を締結することで、労働者を産後パパ育休から対象外とすることができます。
対象外となる労働者を選択してください。複数回答可能

回答を入力します。
雇用された期間が1年未満の労働者
申出の日から8週間以内に雇用関係が終了する労働者
週の所定労働日数が2日以下の労働者

これで確認テストが完成しました。

4.質問の回答

次は研修内容に関しての、質問フォームを作成します。

質問フォーム

質問に対する回答や意見を求める時などに使用します。

1.新規追加のテキストをクリックします。

テキストの選択

2.質問フォームに質問内容を入力します。
次に長い回答をクリックします。

※長い回答にチェックを入れないと、質問の回答欄が1行になります。

字数制限をしたい場合にはチェックを外します。

質問を入力
質問フォームの入力

質問内容を入力します。
今回の研修について、何か質問はありますか?
何か質問があれば、ご記入をお願いします。

質問フォームの入力

質問内容を入力します。
研修内容について、何か意見がありましたら、ご記入をお願いします。

5.評価

研修に参加した人から、研修内容の評価を求めます。

評価フォームを作成します。

評価の入力

1.新規追加の評価をクリックします。

評価を選択

2.評価の内容を入力します。

評価内容の入力

評価内容を入力します。
今回の研修内容はどうでしたか。
星の数で評価をお願いします。

今回は レベル:5 シンボル:星にします。

レベル:1から10まで シンボル:数値と星 が選択できます。

6.氏名の入力

確認テストに氏名を入力してもらいたい場合は、新規追加のテキストで作成します。

1.新規追加テキストをクリックします。

氏名の入力

今回は氏名なので、長い回答をオフのままにします。

順番の入れ替え

もし、氏名のフォームを一番上に持っていきたい場合は、フォームの中の上矢印で移動するか、テキストを作成した後「…」のマークをドラッグしながら上に移動します。

Formsの移動

フォームが完成したので、どのような形式でフォームの内容が送信されるのか、プレビューで確認します。

プレビューの選択

プレビューで確認し、内容が良かったら完成です。

7.Formsの送信

作成されたFormsを研修参加者に送信します。

送信方法は「URL」「メール」「QRコード」「埋込」「Facebook」「Twitter」があります。

テンプレートを共有することもできます。

今回はメールで送信します。

1.送信からメールを選択します。

メールの送信

2.メール アプリケーションが起動しますので、宛先を入力して送信します。

メール アプリケーションが開いたら、フォームを送りたい参加者のメール アドレスを追加します。 Microsoft Forms には、メール本文に簡単なメモとフォームへのリンクが含まれています。 

8.確認テストの結果

送信したフォームの内容が返信されたら、「応答」の横に数字が表示されます。

応答の横に数字が表示されます

1.確認テストの結果を知るには、応答をクリックします。

応答結果の表示

送られてきた結果が、円グラフ等で、まとめて表示されます。

その他の結果表示

結果の表示をクリックすると、個別の結果が表示されます。

Excelで開くと、結果が一覧で表示されます。

詳細をクリックすると「ID」送られてきた順に結果が表示されます。

以上でFormsの使用方法と活用例をご紹介しました。

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